Saat Anda sedang membaca artikel ini, kemungkinan Anda berada di rumah dan sedang mengambil rehat sejenak dari pekerjaan Anda. Banyak perusahaan menugaskan karyawannya untuk bekerja di rumah sebagai bentuk partisipasi dalam upaya pemerintah menekan penyebaran virus penyebab Covid-19.
Bagi kita yang terbiasa bekerja di lokasi yang sama dengan rekan kita, kondisi ini mungkin terasa asing. Bila biasanya kita bisa mengajak mereka untuk bertemu dan berdiskusi, sekarang kita terpaksa berkomunikasi dengan mereka melalui media telekomunikasi.
Sebaliknya, sebagian dari kita justru mengalami hal seperti ini sebagai bagian dari kerja sehari-hari. Kita punya rekan kerja yang berada di lokasi lain, kita tidak punya pilihan selain menggunakan e-mail, pesan teks, telepon dan video conference untuk berkomunikasi dengan mereka.
Jarak antara kita dengan rekan kerja dapat menyebabkan beberapa masalah.
Diskoneksi dari tim. Saat bekerja di lokasi yang sama, kita merasa nyaman karena tim kita dekat dengan kita. Mudah untuk minta informasi dari mereka, dan kita punya teman untuk ngobrol. Saat bekerja di lokasi yang berbeda, keadaan sendirian dapat membuat kita merasa terisolasi. Walaupun secara teori kita dapat berinteraksi dengan mereka melalui media digital, tetapi tidak jarang kita harus menunggu sebelum menerima respon. Pesan WhatsApp yang tidak dibaca, telepon yang tidak diangkat, e-mail yang tidak dibalas, hal-hal seperti ini dapat meningkatkan stress bagi kita yang bekerja jauh dari tim.
Pembuatan keputusan yang lambat. Di lokasi yang sama, tim dapat dengan cepat berkumpul untuk mencari solusi dan membuat keputusan. Ketika bekerja di lokasi yang berbeda-beda, menyepakati waktu untuk bertemu secara daring saja terkadang sulit. Akibatnya kita mengAndalkan grup WhatsApp atau Slack atau Trello sebagai tempat untuk bertukar ide. Dan tetap saja, tidak semua orang cepat untuk memberikan respon pada pesan yang disampaikan melalui grup-grup seperti ini.
Tersesat di media digital. Sekarang ini ada banyak media komunikasi yang dapat kita gunakan. Saat seorang rekan berkata, “Saya sudah kirim informasinya.” Dia akan mendapat respon, “Kirim lewat mana? Email atau WhatsApp?” Kalau jawabnnya ‘WhatsApp’, maka akan ada pertanyaan lanjutan. “Dikirim langsung atau lewat grup” Bila jawabannya ‘lewat grup’, maka pertanyaan berikutnya adalah, “Grup yang mana?” Walau dalam beberapa aspek media digital mempermudah kita melakukan banyak hal, dalam aspek lain bisa menyulitkan juga.
Miskomunikasi Digital. Pesan tertulis tidak dapat menggantikan komunikasi langsung. Komunikasi antara manusia adalah lebih dari sekedar kata-kata. Di dalamnya juga ada faktor-faktor non-verbal, seperti nada suara, ekspresi wajah, bahasa tubuh, dan lainnya. Sebab itu, pesan tertulis yang dibuat tanpa mengindahkan tanda-tanda baca dapat menyebabkan penerima pesan salah memahaminya. Pesan yang dimaksudkan sebagai pesan yang netral dapat disangka pesan emosional apabila diketik dengan jumlah tanda seru yang berlebihan.
Bahkan video call tidak dapat menggantikan interaksi langsung. Alasan pertama adalah kendala teknis. Suara yang tidak selaras dengan gambar yang diterima, transmisi suara dan gambar yang terlambat, dan sebagainya. Masalah teknis seperti ini dapat menyebabkan obrolan kita menjadi tidak jelas. Alasan kedua adalah efek McGurk. Efek ini terjadi ketika ada ketidakcocokan antara kata-kata yang kita dengar dan gerakan bibir yang kita lihat. Otak kita berusaha memproses ketidakcocokan ini dan menghasilkan kata yang berbeda. Gambar video yang kurang tajam bisa menyebabkan efek ini, di mana kita seperti mendengar kata ‘tomat’ padahal si pembicara menyebut kata ‘tamat’.
Bekerja dengan tim secara jarak jauh
Apa yang dapat kita lakukan untuk menciptakan atmosfir yang produktif saat bekerja di lokasi yang berbeda dengan tim kita? Dalam bukunya “How to Win Friends and Influence People”, Dale Carnegie menawarkan beberapa prinsip yang dapat kita gunakan. Berikut adalah tujuh di antaranya.
- Berilah perhatian yang sungguh pada orang lain. Satu hal yang menyenangkan dari bekerja di kantor adalah adanya hubungan dengan orang lain. Saat makan siang, kita punya teman dengan siapa kita bisa mengobrol tentang hal di luar pekerjaan, sehingga kita merasa tidak terasing. Coba bawa suasana ini dengan mengambil waktu setiap hari dengan rekan kerja di lokasi lain untuk bertanya kabarnya dan mendorong dia bercerita tentang keadaannya. Dorong anggota tim Anda untuk saling bertanya kabar satu sama lain.Salah seorang peserta pelatihan kami mencoba melakukan hal ini dengan rekan kerjanya yang berlokasi di Kalimantan. “Biasanya kami hanya bicara tentang pekerjaan,” katanya. “Kali ini saya coba untuk menghubungi dia sekedar untuk menyapa dan menanyakan kabarnya. Dari situ kami saling menyapa melalui pesan teks, dan hubungan kami jadi lebih akrab. Sekarang bekerja dengan dia terasa lebih mudah.
- Jadilah pendengar yang baik. Jadikan memahami orang lain sebagai goal pertama Anda dalam berkomunikasi, sebelum membuat orang lain memahami Anda. Saat bertemu melalui video call, ambillah waktu untuk memeriksa apakah pemahaman Anda sudah sesuai dengan maksud si pembicara. Misalnya katakan, “Baik, jadi yang Anda maksudkan di sini klien Anda sudah setuju untuk membeli tiga puluh unit produk ini, asalkan harganya dikurangi sepuluh persen dari penawaran awal. Apakah benar demikian?”
- Hindari kebiasaan Salahkan, Omeli, Kritik. Satu hal yang membuat orang segan untuk berkomunikasi dengan kita adalah bila mereka menganggap kita sebagai orang yang lebih gampang melihat apa yang salah daripada apa yang sudah benar. Ini bisa menjadi salah satu alasan orang lambat membalas pesan teks atau email kita. Sikap kritis memang penting untuk meminimalkan kesalahan. Namun terus-menerus mengkritik dapat mengakibatkan kita kehilangan hubungan baik dengan orang lain. Saat membaca pesan atau mendengarkan rekan kita, daripada langsung mengkritik, kita bisa mengajukan pertanyaan untuk lebih memahami maksud yang disampaikan. Seandainya setelah kita mendengarkan kita merasa perlu memberikan masukan, setidaknya kita sudah punya informasi lengkap untuk memberi masukan yang seimbang, sehingga menghilangkan kesan menyalahkan tanpa alasan.Salah seorang peserta di kelas pelatihan kami mencoba menerapkan prinsip ini kepada atasannya. Sebelum mengikuti kelas itu, dia sering mengkritik atasannya. Kemudia dia mencoba untuk menahan diri dari mengkritik dan lebih banyak mendengar. Hasilnya, hubungannya dengan atasannya menjadi lebih baik.
- Mulailah dengan cara yang ramah. Ini adalah cara untuk mendapatkan kerja sama yang antusias dari rekan kerja kita. Tidak ada orang yang suka disuruh-suruh. Saat orang merasa dirinya disuruh, mereka akan merasa apa yang dikenal sebagai psychological reactance. Reaksi ini membuat orang merasa kesal dan menjadi tidak produktif. Alih-alih langsung menyuruh orang lain, mulailah dengan cara yang ramah. Daripada mengatakan, “Joe, kenapa kamu tidak jawab email saya? Cepat balas sekarang. Saya perlu segera!” Kita dapat menggunakan kalimat seperti, “Joe, kemarin saya kirim email penting. Mungkin kamu sedang sibuk jadi tidak melihatnya. Pendapat kamu penting dan saya ingin mendapat input dari kamu sebelum saya membuat keputusan. Bisakah kamu baca email itu sekarang?”
- Cobalah dengan tulus melihat masalah dari sudut pandang orang lain. Berada di lokasi yang berbeda sering menyebabkan orang melihat situasi secara berbeda. Apa yang kelihatan mudah bagi kita, mungkin akan kelihatan lebih sulit bagi rekan kerja kita. Sebelum menjalankan sebuah rencana, ada baiknya kita mencari umpan balik. Apa saja resiko yang mereka lihat? Apa tantangan yang akan mereka hadapi saat menjalankan rencana itu? Agar rencana itu bisa berjalan dengan baik, apa saja tindakan yang mereka pikir perlu dilakukan terlebih dulu?”
- Segera akui kesalahan. Sebagai manusia, kita tidak lepas dari kesalahan. Jeff Bezos, pendiri dari Amazon.com, mencari orang-orang yang bisa mengakui bila mereka salah dan mengubah pendiriannya. Menurutnya orang-orang yang cerdas adalah mereka yang secara terus-menerus merevisi pemahaman mereka, mempertimbangkan lagi masalah yang sudah mereka pecahkan, terbuka pada sisi pandang baru, informasi baru, ide baru, perbedaan pendapat, dan selalu menantang caranya sendiri dalam berpikir. Bruce lee, aktor laga legendaris pernah mengatakan, “Kesalahan selalu dapat dimaafkan apabila kita punya keberanian untuk mengakuinya.” Mengakui kesalahan bukanlah tanda kelemahan, tetapi bukti dari kekuatan.Ketika orang yang biasa bekerja di satu lokasi harus bekerja terpisah, kesalahan sangat mungkin terjadi. Karena terpisah dengan tim, mudah sekali bagi seseorang menyembunyikan kesalahannya. Kesalahan yang disembunyikan bisa berdampak besar. Tunjukkan kepada tim Anda bahwa untuk mengakui kesalahan bukanlah hal yag memalukan. Saat Anda menyadari anda melakukan kesalahan, segera akui pada tim Anda, dan jelaskan apa yang Anda akan lakukan untuk memperbaikinya. Dengan demikian, Anda memberi teladan, memenangkan respek tim Anda, dan memperkuat kepercayaan dalam tim Anda.
- Berikanlah penghargaan yang jujur dan tulus. Sebuah artikel dalam situs Psychology Today mengutip hasil eksperimen yang dilakukan oleh Adam Grant dan Francesca Gino. Mereka membandingkan kinerja dari dua kelompok pencari dana. Satu tim mendapat kunjungan dari Direktur Sumbangan Tahunan yang mengucapkan terima kasih kepada mereka secara langsung, sementara tim yang lain tidak dikunjungi. Minggu berikutnya para peneliti membandingkan jumlah panggilan telepon pencarian dana yang dilakukan oleh kedua tim itu. Tim pertama yang mendapat apresiasi melakukan 50% lebih banyak panggilan telepon dibandingkan tim kedua.Berada di lokasi yang terpisah membuat tim kita membutuhkan lebih banyak dukungan. Kita dapat berperan sebagai ‘pemandu sorak’ bagi mereka. Kita dapat membuat mereka merasa terapresiasi dengan mengucapkan terima kasih atas kerja mereka. Atau, umumkan prestasi salah seorang anggota tim kepada rekan-rekannya. Kirimkan email ucapan selamat yang ditembuskan kepada semua rekan timnya atau gunakan grup WhatsApp tim untuk menyampaikan ucapan selamat itu. Atau beri apresiasi dengan mentraktir mereka. Kirimkan voucher yang mereka dapat gunakan untuk makan siang dengan keluarganya.
Saat bekerja di lokasi berbeda, pastikan bahwa Anda selalu membangun hubungan yang hangat dengan tim, dan menjaga jalur komunikasi terbuka. Dengan demikian, mereka mendapatkan dukungan dan perhatian yang mereka butuhkan untuk tetap fokus dan termotivasi.
Oleh Stephen Siregar – Senior Trainer Dale Carnegie Indonesia
