Pada tahun 1967, Charles Hummel menerbitkan sebuah buku kecil berjudul “Tyranny of the Urgent”. Dalam hal itu, Hummel menjabarkan adanya tarik menarik antara hal-hal genting (mendesak) dan hal-hal penting – yang lebih sering dimenangkan oleh hal-hal yang mendesak. Itu berarti bahwa ketika kita harus memilih antara hal-hal genting versus hal-hal penting, kita cenderung memprioritaskan yang pertama daripada yang terakhir.
Kita melakukan itu karena kita pikir hal yang genting itu pasti penting. Sesungguhnya, menurut Hummel, hal-hal yang mendesak belum tentu penting, dan hal-hal penting tidak selalu mendesak. Jika kita membuat matriks antara genting dan tidak genting di sumbu vertikal dan penting dan tidak penting di sumbu horizontal, kita akan menghasilkan matriks 4 kotak. yaitu: Kuadran 1 – mendesak dan penting, Kuadran 2 – tidak mendesak dan penting; Kuadran 3 – mendesak dan tidak penting; dan Kuadran 4 – tidak mendesak dan tidak penting.
Bila kita meninjau aktivitas harian kita, katakanlah selama seminggu, kemungkinan besar kita akan menemukan bahwa kita telah menghabiskan sebagian besar waktu di Kuadran 1 karena aktivitas tersebut adalah hal yang mendesak. Memang hal-hal mendesak harus menjadi prioritas kita. Sayangnya, kita terlalu memprioritaskan mereka sehingga tidak punya waktu untuk melakukan Kuadran 2. Anehnya, ketika kita menganggap kita tidak punya waktu untuk aktivitas Kuadran 2, kita punya waktu untuk melakukan hal-hal di Kuadran 3 dan Kuadran 4, dengan alasan mengurangi stress yang timbul oleh aktivitas Kuadran 1.
Sekarang kita harus tinggal di rumah, dengan lebih sedikit hal-hal genting untuk diperhatikan, dan berarti lebih banyak waktu untuk mengurus hal-hal penting. Ada beberapa hal penting – yang belum tentu mendesak – yang perlu kita fokuskan saat ini:
- Meninjau Visi dan Misi kita. Kesibukan kita sehari-hari memaksa kita untuk fokus pada masalah jangka pendek yang mendesak dan mengalihkan perhatian kita dari tujuan jangka panjang kita. Ini seperti berlari di atas treadmill: itu membuat kita berkeringat dan sehat, tetapi tidak ke mana-mana. Meninjau kembali Visi dan Misi kita secara teratur akan membantu kita mengukur kemajuan dari visi tersebut. Jika perlu, setelah mengevaluasi kemajuan sejauh ini dan memiliki gambaran yang lebih jelas tentang tantangan dan peluang ke depan, kita dapat memperbaiki visi untuk membuatnya lebih menarik bagi kita. Untuk para pemimpin, kita juga perlu meninjau kembali dan mengkomunikasikan ulang visi tim kita kepada anggota tim kita, untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama dengan kita.Meninjau visi dan misi kita tidak harus menjadi proses yang panjang. Bisa semudah membuka catatan tentang visi / tujuan kami untuk tahun ini dan membandingkannya dengan kemajuan saat ini. Dengan memperhatikan kondisi sosial dan bisnis saat ini, apakah kita perlu memperbaikinya agar lebih relevan tetap menantang, dan dapat dicapai pada saat yang sama? Jika kita tidak perlu merubahnya, itu juga hal yang baik.
- Membuat Rencana. Di tengah ketidakpastian seperti sekarang, Anda mungkin bertanya: apa yang bisa kita rencanakan? Winston Churchill pernah berkata, “Biarkan kekhawatiran kita menjadi pemikiran dan perencanaan sebelumnya.” Sederhananya, jika kita mengkhawatirkan masa depan kita, itulah yang perlu kita rencanakan. Pertama, kita dapat merencanakan untuk jangka pendek. Apa yang harus dilakukan dengan tugas-tugas yang kita tinggalkan di kantor, bila kondisi tidak membaik dalam waktu dekat. Atau merencanakan rutinitas harian baru kita di rumah untuk membuat kita tetap produktif. Juga rencanakan kegiatan mingguan dan harian tim kita selama bekerja di rumah. Kita perlu memiliki rencana jika kita masih bekerja dari rumah 1, 2 atau bahkan 3 bulan dari sekarang. Jika Anda seorang pemilik bisnis, Anda harus memiliki rencana darurat setidaknya untuk 3 bulan ke depan.Kedua, kita dapat merencanakan masa depan, setelah pandemi berhasil diatasi. Apa yang akan Anda lakukan jika pandemi berakhir pada bulan Mei dan kita dapat kembali ke kantor pada bulan Juni? Bagaimana Anda akan mencapai target tahunan Anda jika pandemi berkepanjangan bahkan hingga akhir kuartal 3, dan kita hanya memiliki 3 bulan tersisa untuk mencapai target tahun ini? Membuat rencana memiliki kelebihan: itu akan membantu kita mendapatkan kembali kendali atas situasi kita dan memberi kita harapan.
- Klarifikasi Nilai. Waktu yang penuh tantangan itu bagaikan memeras jeruk. Dengan memerasnya kita dapat mengetahui kualitas jeruk: apakah rasanya manis atau asam? Hal yang sama terjadi pada orang ketika mereka menghadapi kesulitan hidup: jati diri mereka yang sebenarnya akan terlihat. Tidak ada lagi kepura-puraan. Ketika itu terjadi pada Anda, itulah saatnya untuk menata kembali nilai-nilai kehidupan kita: Manakah yang penting, uang atau keluarga? Apakah selama ini kita telah mengorbankan kesehatan demi karier? Apakah kita memiliki kejujuran dan integritas yang dibutuhkan untuk menjadi pemimpin sejati? Pertanyaan-pertanyaan sulit ini perlu dijawab dengan jujur, sehingga pada akhirnya kita dapat mengembangkan nilai-nilai yang kuat untuk bertahan di masa depan.
- Hubungan. Seberapa baik Anda mengenal tim Anda? Di kantor, kita cenderung hanya berbicara tentang pekerjaan, bahkan saat makan siang. Kita mengenal mereka secara profesional, tetapi tidak mengenal mereka secara pribadi. Misalnya, apakah Anda tahu di mana mereka tinggal, berapa anak mereka, apa hobi mereka atau apa makanan favorit mereka? Ini adalah fakta sederhana yang dapat mengukur seberapa dekat kita dengan mereka. Semakin banyak hal pribadi yang kita ketahui tentang mereka, semakin dekat kita dengan mereka. Ini meningkatkan kepercayaan mereka kepada kita juga. Dengan tingkat kepercayaan yang lebih tinggi, kita dapat memiliki komunikasi yang lebih terbuka dan kerjasama yang lebih baik dengan mereka.Gunakan waktu luang sekarang ini untuk menghubungi mereka satu per satu. Jangan hanya berbicara tentang pekerjaan, tetapi juga bertanya tentang kondisi mereka. Bagaimana kabarnya mereka bekerja dari rumah? Bagaimana kabar keluarga mereka? Apakah mereka khawatir? Dorong mereka dan bahkan menawarkan bantuan jika Anda bisa. Ini adalah waktu yang menantang dan orang-orang cenderung lebih terbuka, jadi ini adalah kesempatan yang baik untuk berbicara tentang tujuan hidup, impian, dan nilai-nilai. Semakin kita mengenal mereka sekarang, semakin baik kita akan bekerja dengan mereka nanti.Selain rekan kerja, kita juga dapat meningkatkan hubungan kita dengan keluarga kita, teman dekat dan bahkan kolega kita, baik dari pelanggan atau pemasok. Lihat saja daftar kontak kita, dan pikirkan kapan terakhir kali kita berhubungan dengan mereka? Anda dapat mencari kontak Anda di media sosial Anda dan mengirim pesan sederhana, “Hai. Apa kabar?” Pesan sederhana ini bisa menyemangati mereka yang sedang tidak bersemangat dan menghidupkan kembali persahabatan yang telah lama hilang.
Ini adalah beberapa ide yang bisa kita lakukan untuk fokus pada Kuadran 2 selama ini. Kita juga dapat menggunakan waktu jeda ini untuk menulis artikel, berolahraga, meningkatkan kesejahteraan spiritual kita, atau mengerjakan hobi kita. Semua kegiatan ini mungkin selama ini kita kesampingkan karena berbagai masalah mendesak. Intinya, bukan hanya untuk membuat diri kita sibuk, tetapi untuk menggunakan waktu kita secara produktif dan berharga.
Oleh Joshua Siregar – Senior Trainer Dale Carnegie Indonesia
