Seringkali kita merasa pekerjaan di kantor tidak ada habisnya, bahkan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan tersebut kita perlu lembur. Pertanyaannya adalah: “Apakah kita lembur karena benar-benar banyak pekerjaan, ataukah gara-gara kita kurang produktif di jam kerja kita?”
Akan sayang sekali kalau kita lembur untuk mengerjakan pekerjaan yang sebenarnya bisa kita lakukan dan selesaikan di jam kerja.
Jadi, bagaimana caranya supaya kita terhindar dari lembur yang tidak penting?
Berikut tips 5 jurus agar kita bisa menggunakan waktu kita jauh lebih efektif:
1. Datang lebih awal.
Tidak ada salahnya kita datang lebih awal, 15-30 menit sebelum jam kerja dimulai, karena sebenarnya ada banyak hal yang bisa kita lakukan. Seringkali kita perlu waktu agar bisa langsung tune in di pekerjaan, misal : mungkin sebagian dari kita perlu kopi supaya lebih segar di pagi hari, sebagian merasa perlu melihat kembali catatan di hari sebelumnya sebelum bekerja, atau me-review planning yang sudah dibuat. Kalau kita datang terlalu mepet, atau bahkan terlambat, semua hal tersebut tidak bisa kita lakukan sehingga mungkin membuat mood dan pekerjaan kita di hari tersebut tidak bisa berjalan dengan baik. Jadi, dengan datang lebih awal; saat jam kerja sebenarnya dimulai, kita bisa langsung fokus ke pekerjaan kita.
2. Buat rencana harian
Menuliskan rencana kerja harian dengan detail akan mengurangi waktu kita pada saat melakukan pekerjaan itu sendiri. Poin-poin rencana harian membantu kita untuk mengingat semua hal yang perlu kita lakukan di hari itu. Sedangkan perencanaan yang detail membantu kita langsung fokus dengan pekerjaan, dan tidak melewatkan aspek-aspek penting dalam pekerjaan tersebut. Kemungkinan kesalahan dan perbaikan di pekerjaan akan berkurang dan waktu yang kita gunakan bisa semakin efektif.
Kita bisa menggunakan aplikasi di gadget atau komputer untuk membuat rencana harian ini. Bahkan yang paling sederhana, kita bisa gunakan kertas atau buku catatan untuk menyusun rencana harian kita.
3. Buat Prioritas
Ada pekerjaan yang penting, ada pekerjaan yang menghabiskan waktu, tenaga dan pikiran kita, ada pekerjaan yang membutuhkan penanganan segera, ada juga pekerjaan-pekerjan yang sifatnya rutin. Dengan membuat prioritas terhadap pekerjaan-pekerjaan tersebut, kita bisa memastikan pekerjaan bisa diselesaikan tepat waktu dan tidak ada satupun pekerjaan yang terbengkalai.
Kita bisa membuat prioritas berdasarkan tingkat kepentingannya. Utamakan pekerjaan-pekerjaan yang bila kita kerjakan akan memberikan dampak paling besar bagi kinerja kita. Bisa juga berdasarkan pekerjaan yang memengaruhi bagian lain atau ditunggu oleh bagian lain yang berdampak pada proses bisnis perusahaan. Kita juga perlu memprioritaskan pekerjaan-pekerjaan yang sudah lewat deadline atau mendekati deadline. Bahkan kalau perlu buat waktu khusus (block time) untuk mengerjakan pekerjaan tersebut.
4. Be Present
Maksudnya, ketika kita melakukan suatu pekerjaan, pastikan jiwa dan raga kita benar-benar ada di tempat dan di pekerjaan tersebut. Karena kalau tidak fokus pada pekerjaan tersebut dan memikirkan hal lain atau pekerjaan lain, maka kemungkinan pekerjaan tersebut selesainya lebih lama atau bahkan banyak sekali kesalahan yang ujung-ujungnya memakan waktu lebih lama untuk membenahi pekerjaan tersebut.
Setiap orang memiliki tantangan tersendiri untuk tetap “be present”.
Bagi yang mudah tergoda untuk menengok lini masa sosmed, coba nonaktifkan notifikasi sosmed saat jam kerja. Kalau kita memiliki kecenderungan browsing di internet yang tidak mendukung pekerjaan, usahakan tidak membuka browser sebelum jam 4 sore. Atau kalau kita yang sulit fokus karena memikirkan anak di rumah, atur jadwal yang pasti kapan kita menghubungi mereka, sehingga kita yakin mereka aman dan kita bisa tetap fokus di pekerjaan.
5. Hindari menunda-nunda pekerjaan
Selain membuat kita harus lembur, menunda pekerjaan juga membuat pekerjaan kita “tampak” tidak selesai-selesai dan seolah-olah terlihat semakin menumpuk. Umumnya, kalau pekerjaan semakin menumpuk, kita semakin malas untuk mulai mengerjakan atau menyelesaikannya. Hal ini seperti lingkaran setan, yang kalau tidak kita patahkan, akan membuat semangat kerja kita menurun, kelelahan yang berlebihan, stress dan mungkin depresi ringan.
Jadi, dibandingkan dengan menunda pekerjaan, pastikan kita menemukan hal apa yang seringkali bisa membuat kita termotivasi ataupun membuat energi/semangat kita bisa kembali lagi. Misalnya: betapa enaknya kalau bisa pulang lebih cepat dan bermain dengan anak-anak, atau betapa bahagianya kalau bisa cuti jalan-jalan tanpa beban. Selain itu, kita juga perlu mengingat komitmen kita akan jadwal yang sudah kita buat, termasuk deadline project yang sedang kita kejar.
Kunci keberhasilan kita dalam menggunakan waktu lebih efektif adalah konsistensi kita dalam menjaga motivasi kita. Seperti yang dikatakan oleh Arsene Wenger – manager Arsenal sejak tahun 1996. “When you look at people who are successful, you will find that they aren’t the people who are motivated, but have consistency in their motivation.”
Mari konsisten menjaga motivasi kita, dan lebih efektif dalam menggunakan waktu, agar mengurangi lembur yang tidak perlu dan bisa tetap menjaga keseimbangan hidup
Penulis
Penulis adalah Senior Trainer berlisensi dari Dale Carnegie & Associates, Inc. yang berkarya di Dale Carnegie Bandung sejak 2012. Selain sebagai senior trainer, penulis adalah Curricullum Specialist di Dale Carnegie Training bandung yang banyak membantu perusahaan mendapatkan solusi spesifik berupa program pengembangan dan pelatihan SDM yang sesuai dengan kebutuhan dan arah perusahaan.
